Що таке місячний звіт звіт. Як працювати на касі. Обнулення накопичень може відбуватися при

Операції з ККМ - це основний набір функцій для роботи з фіскальним реєстратором. Викликаються операції з робочого столу за кнопкою

Принципи роботи

Під операціями з ККМ ми розуміємо такі операції:

1. Зняття Z-звіту. Z-звіт (звіт із гасінням) – це підсумковий звіт щодо поточного касового дня. Зняттям Z-звіту завершується поточний касовий день і починаєте новий.

2. Пробиття нульового чека для перевірки працездатності ККМ.

3. Перевірка часу на ККМ та у системі та за необхідності синхронізація часу.

4. Зняття Х-звіту. Х-звіт (звіт без гасіння) – це аналог Z-звіту (звіту з гасінням), який відрізняється від нього лише тим, що не закриває касовий день. Використовується зазвичай протягом зміни, щоб дізнатися проміжні підсумки по касовому дню, та вилучити виторг.

5. Внесення до каси готівки грошових коштів. Наприклад, розмінних грошей.

6. Вилучення з каси готівки. Наприклад, виручки.

Будь-яку з операцій з ККМ можна виконати як із завдання " Офіціант", так і із завдання" Адміністратор залу".

Діалог операцій із ККМ

Закладка основні команди з касою Основні" - це набір операцій, що найчастіше використовуються. Ми припускаємо, що касир або бармен, який користується касою і виконує роль касира ознайомився з керівництвом користування касовим апаратом, пройшов відповідне навчання, і ми не вдаємося в подробиці, що таке, наприклад, Z-звіт і який порядок, і регламент його зняття.Сервісний інженер з кас та представники податкової службиможуть дати вичерпну інформацію.

Основними командами можна скористатися протягом дня між змінами.

Друк нульового чека

"Надрукувати нульовий чек- пробити порожній чек, при цьому відкриється грошова скринька.

Зняття X-звіту

"Зняти X-звіт- зняти звіт із гасінням.

Зняття Z-звіту

"Зняти Z-звіт- зняти звіт із гасінням.

Звірка за чеками

Звіт Звірка за чеками" описаний нижче у розділі "Звіти"

Внесення грошей до каси

"Внести гроші- Внести розмінні гроші в касу.

Вилучити гроші

"Вилучити гроші- вилучити гроші з каси.

Службові

Закладка Службовімістить дві команди службового характеру.

Список активних ККМ

Оскільки кас у системі може бути кілька, то у списку вибираємо потрібний апарат та виконуємо команду для вибраного пристрою.

"Встановити час" - синхронізація часу комп'ютера та фіскального реєстратора. При пробитті нульового чека також відбувається перевірка на час, але цією командою можна синхронізувати примусово.

"Закрити чек" - вирішення аварійних ситуацій, закриття чека. В результаті обриву зв'язку, збою електрики або ще з якихось причин у пам'яті фіскального реєстратора може залишитися останній не закритий чек. Ця команда примусово закриває чек і повертає фіскальний реєстратор до нормальної роботи. Якщо ніякі операції з реєстратором не можуть бути здійснені, якщо навіть закриття чека не призвело до позитивних результатів, то варто звернутися до сервіс-інженера по касах.

Помилки ККМ

У цьому розділі ми наводимо опис помилок ККМ з методами їх усунення.

Повідомлення про помилку/опис ситуації	Діагноз	Ваші дії
"Драйвер ККМ не встановлено!"	У системі не встановлений драйвер ККМ	Необхідно викликати сервіс інженера з ККМ
Замість касового чека на ККМ друкується замовлення	У системі неправильно настроєна ККМ	Викликати спеціаліста з налаштування СБіС++
"Команда не підтримується в цьому режимі" "Помилка при спробі реєстрації продажу"	1. Не знято Z-звіт 2. Під час попередньої операції не виконалося закриття чека.	1. Зніміть Z-звіт, ймовірно, зміна вже більше 24 години відкрита 2. Закрийте чек.
"Увага!!! Вставте нову чекову стрічку!" "Увага!!! Вставте нову контрольну стрічку!"	У ККМ закінчилася чекова чи контрольна стрічка. На ККМ світиться червоний індикатор	1. Вставте нову стрічку. 2. Якщо стрічку правильно вставлено, червоний індикатор перестане блимати. 3. Натисніть< Enter> або клацніть "мишкою" або пальцем, якщо сенсорний екран на кнопці< OK>
"Величина знижки перевищує 100%!"	Застосована у замовленні знижка перевищує 100%. Фіскальний реєстратор не може виконати такої операції	Видаліть усі знижки на замовлення і "застосуйте" їх знову. Якщо така знижка з'являється під час зчитування дисконтної картки клієнта, повідомте адміністратора.
При спробі пробити чек нічого не відбувається	1. Ви намагаєтесь пробити нульову суму. 2. ККМ вимкнено. 3. ККМ не налаштований	1. Перевірте. Сума найменувань, що пробиваються, відрізняється від нуля. 2. Увімкніть ккм та повторіть операцію. 3. Викликати або сервіс інженера ККМ або супроводжуючого СБіС++.
При спробі пробити чек або рахунок повідомлення "Немає зв'язку з ККМ"	1. Ймовірно, ККМ вимкнено 2. ККМ увімкнено, але від'єднано інтерфейсний кабель 3. Збій ККМ	1. Увімкніть ККМ, повторіть операцію 2. Перевірити підключення інтерфейсного кабелю ККМ 3. Викликати інженера з ККМ
На чеку друкується неправильний час пробиття	На ККМ неправильний час (збій, переведення часу)	Дочекайтеся закінчення касового дня та зняття Z-звіту, переконайтеся, що системний час (на комп'ютері) правильний і пробийте нульовий чек (система автоматично синхронізує час)
"Тимчасовий ресурс ЕКЛЗ вичерпано"	Закінчився термін використання ЕКЛЗ	Зверніться до сервісного інженера ККМ, щоб замінити ЕКЛЗ. Слідкуйте заздалегідь термін завершення дії ЕКЛЗ.

Що таке Z-звіт?

Z-звіт або Добовий звіт із гасінням - це фіскальний документ, який закриває касову зміну, фіксує у фіскальній пам'яті накопичений підсумок пробитих сум та обнулює лічильник виручки за зміну.

Чи потрібно знімати Z-звіт, якщо за зміну не було продажу?

Якщо звернутися до законодавчої позиції, то відповідно до офіційно чинними документами, отримання щоденних Z-звітів, незалежно від того чи була виручка, є обов'язком касира-операціоніста. Знятий Z-звіт є основою записів у журнал касира-операциониста. На це посилаються «Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням під час здійснення торгових операційіз застосуванням контрольно-касових машин», затверджені Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 № 132 і .

Зрозуміло, що ці документи створювалися за часів використання електромеханічних касових апаратів, де не було вбудованого електронного годинника та фіскальної пам'яті. Дата на цих касах переводилася вручну, інакше дата на чеку була б неправильною. Саме звідси і бере свій початок вимога про обов'язкове щоденне зняття звітів незалежно від наявності чи відсутності виручки, а отже, і обов'язок щодня заповнювати на підставі Z-звітів журнал касира-операціоніста. Аналогічної думки дотримується у своєму листі.

На сьогодні ці інструкції і з морального, і з технічного погляду вже застаріли. Та й не всі моделі касових апаратів технічно мають можливість знімати повноцінні Z-звіти при нульовому виторгу.

В цьому випадку можна піти такими шляхами при оформленні журналу касира-операціоніста:

1. Пробиваємо копійки та знімаємо добовий звіт із гасінням, заповнюємо журнал касира-операціоніста з усіма значеннями, як того вимагають. Інструкція, як кажуть стара, але ніким не скасована. І цей варіант точно не викличе жодних нарікань із боку податкових інспекторів.

2. Видаємо письмовий наказ на підприємстві, що через специфіку касового апарату, який не знімає добовий звіт із гасінням за відсутності продажів, до журналу касира-операціоніста пишеться рядок: «виручка була відсутня» без внесення будь-яких цифр. Також можна запитати у обслуговуючого ЦТО технічний висновокпро функціонування Вашої каси. Можуть, звісно, причепитися до «неправильного» ведення касового журналу. Але штрафи за неправильне ведення цього журналу не передбачено, якщо, звісно, це не вплинуло на оприбуткування виручки та, відповідно, сплату податків.

3. Самий, з погляду, розумний підхід у сьогоднішніх реаліях до питання знімати чи ні Z-звіт за відсутності продажів - це видати внутрішній наказ по підприємству у тому, зміна на касовому апараті відкривається за першої виручці протягом дня. Тоді в журнал Вам не доведеться вписувати «порожню» інформацію. Знову ж таки можуть вказати на невідповідність заповнення журналу з чинними нормативами, але до факту неоприбуткування виручки це відношення не має, а значить і штрафувати Вас нема за що.

Якщо ж у Вас касовий апарат, у якого зміна відкривається автоматично при включенні живлення або фіскальний реєстратор, де зміна відкривається примусово касовою програмою, то в цьому випадку навіть якщо не було виручки, нульовий Z-звіт зняти доведеться. В іншому випадку через 24 години касовий апарат видасть помилку і вимагатиме закрити зміну. Це означає, що у Вас на руках з'явиться «нульовий» Z-звіт і Ви будете зобов'язані внести його в журнал касира-операціоніста, щоб усі малі записи Z-звітів йшли по наростаючому порядку без пропуску їх номерів.

Де зберігати Z-звіти?

Практика зберігання Z-звітів в організації найрізноманітніша. Його прикріплюють до журналу касира-операціоніста, наклеюють у зошит, зберігають у конверті. Спеціально жоден норматив не регулює, де саме вони мають зберігатися. Тому є сенс звернутися до загальним вимогамзберігання первинних документів, встановлених у розділі 6 «Положення про документи та документообіг», затвердженого Мінфіном СРСР 29 липня 1983 року № 105.

Необхідно враховувати, що на підставі Z-звіту заповнюється довідка-звіт касира-операціоніста (форма КМ-6) про виручку за зміну, тобто по суті, добовий звіт із гасінням є додатком до цієї довідки. Тому ми рекомендуємо скріплювати два ці документи.

Скільки зберігати Z-звіти?

Строк зберігання Z-звіту, втім, як і будь-якого документа, що має відношення до касової дисципліни, встановлений у п. 11 від 30 липня 1993 № 745 і становить не менше 5 років. Відповідальність за зберігання документів покладено керівника організації. І чиновники Мінфіну в цьому питанні непохитні навіть, якщо у Вас кілька десятків магазинів і зберігати такий величезний обсяг паперу накладно.

Але ж ними були затверджені ,де в п. 6.4. чорним по білому написано, що «використані контрольні стрічки зберігаються в упакованому чи опечатаному вигляді у бухгалтерії підприємства протягом 15 днів після проведення та підписання результатів останньої інвентаризації».

Інвентаризацію майна організація має проводити регулярно. Обов'язкові інвентаризації - перед складанням річний бухгалтерської звітностіта планові інвентаризації, періодичність яких встановлюється самим підприємством. У торгових організаціях, як правило, не рідше одного разу на місяць, у крайньому випадку – раз на квартал. Результати інвентаризації затверджуються керівником підприємства. Отже, термін зберігання Z-звітів можна скоротити.

Дуже важливий момент, який необхідно враховувати, це властивість самого паперу, де друкується Z-звіт. На сучасних касових апаратах, які використовують метод термодруку, застосовується термочутливий папір, який має низку умов зберігання:

Уникати потрапляння сонячних променів, контакту з хімічними речовинами;

Не зберігати зображення один до одного;

Не зберігати у пластикових поліетиленових пакетах;

Не застосовувати для склеювання клей на рідкій основі;

Чи не тримати папір під пресом.

Залежно від виробника та якості термопаперу, контрастність інформації може зберігатися до 5 років. Але не рідкісні ситуації, коли реквізити, надруковані на документі, вицвітають і відображена інформація не читається. Тому аудитори дають рекомендації робити копії з Z-звітів, завірені керівником із додатком оригіналу Z-звіту.

Експериментальним методом отримано результат - при нагріванні вицвілого чека зі зворотного боку гарячим феном або запальничкою можна отримати негатив, що добре читається. Головне тут не перестаратися і не спалити документ, втративши його тим самим безповоротно.=) .

З усього викладеного випливає, що підприємство може або берегти Z-звіти всі п'ять років, або обмежити їх термін життя до результатів найближчої інвентаризації. Думка перевіряльників у останньому випадку може не збігтися. Що загрожує підприємству?

Чи так страшно втратити Z-звіт?

Під час перевірки податкові інспектори витребують документи, що підтверджують проведення грошових розрахунків із покупцями та просять надати Z-звіти. У разі їхньої відсутності організацію намагаються залучити за податкові правопорушення за ст. 120 ПК за відсутність первинних документів та за ст. 126 ПК за неподання відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю.

Для того, щоб розібратися, чи є Z- звіт первинним документом, звернемося до Переліку уніфікованих форм, затвердженого Постановами Держкомстату від 25 грудня 1998 р. N 132 та від 18 серпня 1998 р. N 88. Жодного Z-звіту там немає. Як форма первинної документації для касових операцій затверджено лише журнал касира-операціоніста.

Також документ є первинним, якщо він складений за формою з альбому уніфікованих форм або містить обов'язкові реквізити (п. 2 ст. 9 Федерального законувід 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік"). У Z-звіті, як відомо, реквізит підпису відповідальної особи не передбачено.

Тобто якщо немає підстав віднести Z-звіт до первинних документів, то немає і складу податкового правопорушення, передбаченого ст. 120 ПК.

За статтею 126 ПК організації можуть притягнути до відповідальності за «ненадання в податкові органидокументів та (або) інших відомостей, передбачених Кодексом та іншими актами законодавства про податки та збори". Штраф, який за це порушення передбачено - п'ятдесят рублів за кожен документ. Але і тут можна винести аргумент на захист - п. 11 № 745 передбачено застосування контрольних стрічок та їх зберігання, але до законодавства про податки та збори цей документ жодного відношення не має, а чинним законодавством про податки та збори не встановлено обов'язок платника податків представляти контрольно-касові стрічки та Z-звіти, що означає і для застосування заходів відповідальності. , передбаченої статтею 126 ПК, правових підстав у податкових інспекторів немає, є арбітражна практика, в якій судді дотримуються саме такої позиції.

Але якщо саму юридичну особу до відповідальності притягнути досить спірно, то покарати керівника цілком вдасться, оскільки він відповідає за зберігання облікових документів. Штраф посадовій особі може бути накладений за ст. 19.4 за непокору законному розпорядженню посадової особи органу, який здійснює державний нагляд від 2000 до 4000 рублів, або за ст. 19.7 або 15.6 КпАП за неподання відомостей від 300 до 500 рублів.

При цьому діє термін давності притягнення до адміністративної відповідальності, який становить 2 місяці з дня його вчинення.

Що робити, якщо втрачено Z-звіт?

При втрати Z-звіту краще відразу документально оформити відсутність документа. Для цього написати у довільній формі на ім'я керівника організації пояснювальну записку, в якій вказати причини, що призвели до зникнення Z-звіту, поставити дату та підпис. Керівнику таку заяву слід завірити та вказати вжиті заходи.

Оскільки всі сучасні касові апарати оснащені електронною контрольною захищеною стрічкою (ЕКЛЗ), необхідно отримати звіт про закриття зміни за допомогою фахівця ЦТО, в якому буде дата, номер закритої зміни та результат виручки. Ці дані підтвердять Ваші записи у книзі касира-операціоніста.

Що робити, якщо невчасно зняли Z-звіт?

Знімати Z-звіт необхідно наприкінці кожної зміни. Саме на його підставі складається довідка-звіт за формою КМ-6, здається за прибутковим касовим ордером виручка та вносяться запис до журналу касира-операціоніста саме датою, зазначеною на самих звітах. Несвоєчасно знятий Z-звіт – це порушення касової дисципліни. Оскільки виникає невідповідність даних фіскальних звітів та дати оприбуткування коштів. І під час перевірки це може спричинити за собою штрафні санкції: штраф може бути накладений або на підприємство від 40 000 до 50 000 руб., або на посадову особу від 4 000 до 5 000 руб. (згідно зі ст.15.1 КпАП).

Штрафів можна уникнути, якщо протягом 2-х місяців з моменту правопорушення до Вас не прийдуть податкові інспектори з перевіркою, оскільки відповідно до ст. 4.5 КпАП стягнення не може бути винесено після цього строку.

Якщо все-таки час не спрацював на Вашу користь, то можна спробувати довести, що невідповідність даних фіскальних звітів з даними журналу касира-операціоніста - не говорять про неоприбуткування в касу готівки. Журнал касира-операціоніста є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників касової машини. Весь облік операцій, які у касі підприємства, відбивається у касової книзі. Це передбачено. Ведення журналу касира-операціоніста цим не передбачено і, отже, до процесу оприбуткування грошей до каси він не має відношення! Отже, відмінності з даними журналу касира-операціоніста не можуть свідчити про те, що фірма не оприбуткувала отриману від покупців готівкову виручку.

Що робити, якщо під час зняття Z -Звіту обірвалася чекова стрічка?

Якщо стрічка просто закінчилася, потрібно вставити нову і звіт буде додрукований. Допускається склеювання двох частин Z-звіту. Жодних виправдувальних документів при цьому можна не складати.

Якщо додрукувати Z-звіт не вдалося через обрив чекової стрічки, необхідно скласти в довільній формі пояснювальну з описом ситуації, завірити її підписом керівника. З блоку ЕКЛЗ треба зняти звіт за зміну та на підставі отриманих даних внести запис до журналу касира-операціоніста. Обрив стрічки під час друку може свідчити про можливу несправність касового апарату. Тому рекомендуємо викликати спеціаліста ЦТО.

Що робити, якщо дата на Z -Звіті не вірна?

Програмні збої, що іноді трапляються на касі (наприклад, при стрибку електрики) можуть призвести до того, що на касовому апараті збивається дата. І помічають цей казус часто не одразу. У цьому випадку треба враховувати, що Z-звіт – це критерій будь-якої звітності з каси. І дата цього фіскального документа сприйматиметься як вірна. Тому будь-які пояснювальні тут допоможуть мало. Розумніше в такій ситуації «підігнати» бухгалтерію під дату Z-звіту, тобто внести зміни до журналу касира-операціоніста, переробити довідку-звіт КМ-6 та зведену довідку-звіт КМ-7. Природно, з урахуванням ліміту каси (тут бухгалтерія теж має способи його не порушити).

Якщо протягом 2 місяців до Вас не прийшли з перевіркою, то термін давності правопорушення спливає.

Скільки можна пробивати Z-звітів?

Один Z-звіт знімати по касовому апарату обов'язково.

По-перше, технічними вимогами до фіскальної пам'яті затверджено, що тривалість робочої зміни на ККМ має перевищувати 24 годин.

По-друге, у п 6.1. передбачено, що після закінчення роботи касир повинен підготувати грошовий виторг та інші платіжні документи, скласти касовий звіт.

Час та порядок закриття зміни визначається внутрішнім розпорядженням керівника з урахуванням трудової специфіки роботи та облікової політики підприємства. У законодавстві немає обмежень за кількістю Z-звітів, що знімаються за зміну, тому що ст. 15.1. КоАП передбачає відповідальність за прямо пойменовані у ній порушення та такого порушення, як неодноразове зняття Z-звіту там немає. Тому кількість гашень на добу Ви встановлюєте самі.

Для зняття матеріальної відповідальності з касира, який закінчив зміну виручки, можна встановити механізм передачі касової виручки в організації або закриттям зміни зі зняттям Z-звіту та складанням КМ-6, або звичайними X-звітом і закріпити його наказом керівника.

ВИСНОВОК

Правила документообігу касових документів необхідно відобразити в обліковій політиці організації. Також, має сенс видати наказ на підприємстві «Про втрату касових документів та їх відновлення», де прописати дії працівників у разі втрати документів.

Ці дії допоможуть або зовсім уникнути штрафу, або обмежитися самим його мінімальним розміром.

Можливо, наявність у касових апаратах ЕКЛЗ та можливе отримання з неї за запитом даних за номером документа, зміни, періоду призведе до того, що паперові касові документи відійдуть у минуле. Все-таки зберігати такий електронний аналог набагато безпечніше і не так обтяжливо.

Але поки що краще, звичайно, не допускати подібних порушень і зберегти свої сили та нерви у відстоюванні своїх прав у суді, а організувати порядок зберігання та обліку касових документів таким чином, щоб уникнути їх втрату чи псування.

Нерідко на практиці виникає ситуація, колиz— звіт знімається наступного дня, наприклад,технічних причин чи внаслідок помилки продавця. В цьому випадку необхідно до відкриття нової касової зміни сформуватиz— звіт за попередній день; у журналі касира-операціоніста зробити два записи, датовані одним числом; у касовій книзі відобразити два окремі прибуткові ордери. Крім цього, слід узяти з касира письмові пояснення щодо причин виникнення цієї ситуації.

Зняття звіту наступного дня може бути розцінено органами контролю, як порушення правил роботи з касовою технікою. Незважаючи на те, що безпосередньо за це покарання не передбачено, цей факт може бути кваліфікований як несвоєчасне оприбуткування коштів, що, своєю чергою, несе серйозні податкові ризики. Відповідно до п. 6.1. Типових правил експлуатації ККМ, затверджених Мінфіном від 30.08.1993 № 104 та п. 5.2 Порядку ведення касових операцій, затвердженого Центробанком від 12.10.2011 N 373-П, на підставі знятого z — звіту складається довідка-звіт КМ-6 та здається виручкою за прибутковим касовим ордером у касу. У даному випадку визначення виручки відбувається над день її фактичного отримання, а й за це вже передбачено адміністративну відповідальність відповідно до п.

1 ст. 15.1 КпАП.

Проте слід врахувати, що режим роботи організації може бути передбачено закінчення змінипісля 23:59:59, тобто наступного календарного дня. Цей момент законодавчо врегульовано: п. 3.8 Технічних вимогдо фіскальної пам'яті електронних ККМ, (Рішення ДМЕК від 23.06.1995, протокол N 5/21-95) передбачено, що касова зміна має бути обмежена календарною добою або не має перевищувати 24 годин. У цьому випадку дохід необхідно визначати та відображати у касовій книзі за підсумками закриття касової зміни. Тобто, відображення виручки в обліку на наступний день не буде визнано порушенням касової дисципліни. У Постанові ФАС УО від 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3 судді дійшли аналогічного висновку: якщо журнал, z-звіт та прибутковий ордер складаються на кінець робочої зміни, яка не збігається з початком календарної доби, виручка правомірно була сформована у день закінчення зміни. Якщо при розрахунках використано пластикові картки, дохід відображається на підставі п. 1 ст. 346.17 Податкового Кодексу, а саме на момент надходження грошей на розрахунковий рахунок (Лист Мінфіну від 03.04.2009 N 03-11-06/2/58).

Незважаючи на те, що з початком використання кас нового зразка відпаде як така необхідність ведення журналу касира-операціоніста та зняття z-звітів, проте обов'язок своєчасного оприбуткування готівкової виручки збережеться. Також питання залишиться актуальним для тих платників податків, які мають почергову роботу кількох касирів на одному касовому апараті.

Раз чи два на добу касири складають Z-звіт. Що це за форма звітності, чим відрізняється від інших? Які особливості та складності, що виникають під час підготовки таких звітів? Про це зараз і йтиметься.

Навіщо потрібен Z-звіт з каси?

Зняття Z-звіту відбувається наприкінці кожної робочої зміни касира.

Ця операція необхідна:

контролю за роботою касирів;
для оперативної оцінки виторгу;
для здавання виручених коштів інкасаторам;
для звіту перед податковою інспекцією

Існує ще й Х-звіт, який виконується за необхідності, але не обнуляє суми. А після зняття Z-звіту відбувається обнулення всього, що було пробито на цій касі за робочий день касира.

Готівка після цієї операції інкасується. До журналу касира-операціоніста заносяться отримані дані: номер документа та дата його оформлення; накопичення початку і поклала край робочого дня; виторг за зміну; а також дані про повернення коштів та безготівкові платежі.

Крім цього, касир має заповнити довідку аналогічного змісту та передати її бухгалтеру, який на її підставі заповнює касову книгу.

Z-звіти по касі бувають кількох видів:

основний - знімається в кінці зміни, гасячи всі регістри;
звіт по відділах (виконується в міру потреби, не обов'язково щодня);
Z-звіт з окремих касирів;
за групами товарів (якщо така можливість спочатку запрограмована у касовому апараті).

Як це робиться

Як зняти Z-звіт?

Для початку, не сплутати його з Х-звітом. Другий важливий момент: алгоритм виконання цієї операції різний, залежно від використовуваного касового апарату. Жодних даних вносити вручну не доведеться, всі вони фіксуються протягом дня контрольно-касовою машиною, потрібно лише виконати послідовність дій, щоб апарат сам порахував потрібні дані, і вивести їх на друк.

Оскільки після цього теж автоматично відбувається обнулення каси. То такий звіт іноді називають «звітом із гасінням». Багато кас також налаштовані на блокування функціонування після закінчення терміну 24 годин. Якщо звіт не вказано вчасно, апарат блокується. Ця вимога зафіксована у законодавстві та підзаконних актах, що регулюють сферу торгівлі та послуг, що використовують ККМ.

Знаючи, як зробити Z-звіт, касир допомагає собі та бухгалтерії грамотно виконати й низку інших завдань із стандартного документообігу. На основі цього звіту оформляється журнал операційніста, довідка касира, ведуться операції з оприбуткування коштів і т. д. Тобто це основний, базовий документ для наступних форм звітності.

Можливі проблеми

Як уже говорилося, якщо подібний звіт не виконано вчасно, можливе блокування каси, а отже, створення проблем для роботи усієї торгової установи чи іншої організації, де застосовуються каси.

До того ж, якщо ви забули зняти Z-звіт, це з'ясується при податковій перевірці, і компанія (ІП) матиме проблеми з інспекцією, штрафи та інші санкції. Або навіть до перевірки. Наприклад, у такій ситуації: з чеком вашої організації якийсь клієнт може піти до тієї ж інспекції, щоб прозвітувати за свої витрати. І якщо в чеку у нього стоїть одна дата, а у вашому звіті зазначено наступного дня, це порушення одразу буде помічено.

Пам'ятайте про такий нюанс: повторно виконати Z-звіт по касі можна буде не раніше, ніж буде пробити якийсь чек на будь-яку суму, або хоча б нульовий, тестовий. Після цього апарат буде перепрограмований на зняття каси, навіть у разі нульової виручки.

У разі втрати звіту з технічних чи інших причин, доведеться робити його аналог за допомогою роздруківки з ЕКЛЗ ККМ звіту «Підсумки зміни». У цьому випадку необхідно ще й написати докладну пояснювальну із зазначенням причин та обставин події, а також реквізитів втраченого документа.

Складнощі можуть виникнути не тільки у співробітників, а й у клієнтів. Так, повернення грошей з каси на вимогу споживача можливе лише до зняття Z-звіту. Тобто в тій зміні, коли здійснювали купівлю або послугу. В іншому випадку, із запізненням, клієнту доведеться отримувати повернення через центральну касу, з використанням касового видаткового ордера та після написання відповідної заяви.

Зразок Z-звіту

Теж може бути корисно:

Інформація корисна? Розкажіть друзям та колегам

Коментарі

Натискаючи на кнопку «Надіслати» ви підтверджуєте, що ваш коментар не містить персональних даних у будь-якій їх комбінації

Не всім підприємцям обов'язково використовувати у своїй бізнес-діяльності контрольно-касову техніку, але якщо такий апарат належним чином зареєстрований в ІНФС, то при його застосуванні потрібно суворо дотримуватись касової дисципліни, щоб уникнути серйозних штрафів.

Одним із обов'язкових елементів роботи касира-операціоніста є зняття Z-звіту. Що це за документ, для чого він потрібен, як чинити у разі його втрати, а також яким санкціям можуть зазнати підприємці за неправильну Z-звітність — про все докладно нижче.

Що таке зет-звіт

Z-звіт («Зет-звіт», він же звіт із гасінням) – це підсумковий касовий чек, який обов'язково має бути надрукований протягом 24 годин. Він означає завершення касової зміни, здачу виручки та обнулення оперативної пам'ятікасового апарату. Усі дані з попереднього моменту гасіння залишаються у фіскальній пам'яті каси та на стрічці ЕКЛЗ.

ДО ВІДОМА!У контрольно-касовому апараті існує контрольна стрічка (), де записуються всі показники з лічильників. У випадках, коли інформація про звіти чомусь втрачається, ЕКЛЗ – єдина можливість її відновити.

За цим документом можна відстежити:

дані лічильників грошей на початок та кінець зміни;
загальну суму виручки до гасіння;
суму повернення грошей, якщо вони мали місце;
суму наданих знижок;
суму за анульованими чеками.

Зняли Z-звіт, що далі?

Продрукований чек із підсумковим звітом потрібно підколоти або підклеїти до «Довідки-звіту касира-операціоніста». У касовий журнал окремим рядком заноситься інформація по «зітці»:

дата кожного документа;
його номер;
грос-підсумок (сума на початку та по завершенні зміни);
суми продажів, повернень, знижок тощо.

Разом з оприбуткованою виручкою касовий журнал наприкінці зміни (робочого дня) здається старшому касиру, бухгалтерію або особисто керівнику (залежно від того, як це заведено внутрішнім порядком організації).

Зберігати зняті Z-звіти, як і використані ЕКЛЗ, потрібно не менше 5 років, відповідальність за строки та безпеку несе керівник.

ВАЖЛИВО!Бережіть ці документи, не втрачайте і не викидайте зняті Z-звіти, навіть якщо вони були проведені майстром при налагодженні касового апарату, містять нульові показники або зняті як пробу. Абсолютно всі звіти з погашенням обов'язково фіксуються в журналі.

Щодобовий контроль

«Зітка» є документом суворої фінансової звітності.

Знімати її потрібно після зміни або робочого дня, але не рідше ніж 1 раз на 24 години. Якщо цього не зробити, то каса буде заблоковано. Усі касові апарати, за розпорядженням законодавства, оснащені системою автоматичного блокування при перевищенні 24-годинної зміни. Поки не буде знято Z-звіт, каса не зможе здійснювати жодних операцій.

А якщо операцій не було?

Лист ДФСУ від 10.02.2015 р. роз'яснив, що нульові звіти можна не друкувати, якщо протягом 24 години не пройшла жодна касова операція. Однак часто внутрішні документи підприємства вимагають відкривати та закривати зміну незалежно від проходження по касі. Крім того, на практиці в апараті найчастіше зберігаються дрібні гроші, а це теж фінанси, які мають щодня проводитися через ККМ («службове внесення»), а це вже операція, яка відобразиться у Z-звіті.

Поки законодавці не прояснили це питання остаточно, краще, щоб уникнути неприємностей, друкувати Z-звіт щодня і оформляти його в касову книгу, навіть якщо воно нульове.

Особливості Z-звіту

Кожен звіт із гасінням має свій порядковий номер, тому в журналі касира не повинно бути перепусток.
Повторно зняти його або скасувати не можна, оскільки він фіксується у фіскальній пам'яті апарата та на контрольній стрічці.
Якщо операції з каси не проводилися протягом 24 годин, можна зняти нульовий Z-звіт.
Протягом зміни або робочого дня можна знімати будь-яку кількість Z-звітів, кожен має бути оформлений окремо та підшитий до довідки операційіста.
Після роздрукування Z-звіту вдруге його зняти неможливо, доки не буде проведено будь-яку операцію по касі.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Найперший звіт із гасінням, що знімається в ІНФС під час реєстрації контрольно-касового апарату, там і залишиться: його відсутність ніяк не вплине на правильність оформлення касового журналу. А ось з усіма наступними слід бути особливо уважним.

Z-звіт втрачено, як бути?

У житті все може статися, і навіть непоправний звіт із гасінням може виявитися з якоїсь причини не оформленим до журналу. Це найчастіше трапляється:

з недосвідченими працівниками, які з незнання викидають такий важливий чек;
внаслідок ремонту апарата, коли звіт пробиває майстер для перевірки, не завжди його здогадуються зберегти;
якщо чек не продрукувався через поломку каси, неполадок зі стрічкою або папером, аварійне відключення електроенергії;
якщо чек втрачено;
коли документ порвався, затерся, був залитий чи зіпсований інакше.

Відсутність Z-звіту загрожує підприємству великими штрафами. Щоб уникнути їх, необхідно одночасно при виявленні втрати «зетки» виконати вказані законом процедури.

Послідовність дій для виявлення втрати звіту з гасінням

Скласти акт втрати Z-звіту (підписати його мають касир зміни, старший касир, якщо він є, бухгалтер фірми та представник адміністрації).
Зобов'язати касира надати пояснювальну записку, в якій буде висвітлено час та обставини втрати звіту, а також причини, з яких необхідна інформація не була занесена до касового журналу.
Домогтися отримання фіскального чека за даними ЕКЛЗ, що підтверджує виручку за зміну зі втраченим Z-звітом. Для цього доведеться викликати технічного спеціаліста із центру обслуговування ККМ.
Знятий за потрібний період фіскальний звіт оформити в журналі касира замість втраченого Z-звіту.

ВАЖЛИВО!Керівник має право накласти покарання на касира, винного у втраті документа суворої звітності, якщо вважатиме за потрібне за підсумками його пояснювальної записки. Звільнення за таку провину не покладено, але догана чи усне попередження цілком імовірна.

Забули зняти Z-звіт вчасно?

Наприкінці зміни «зітку» не зняли, а вчинили цю дію на початку наступного дня? Так буває нерідко, проте це порушення, «зловивши» на якому, податкова не поскупиться на штрафи. Причина виявиться в тому, що за документами виторг виявиться несвоєчасно оприбуткованим.

Не варто сподіватися на те, що податкова не матиме дати звітів і оприбуткування грошей до каси. Цілком може статися, що порушення «випливе» внаслідок обслуговування представників юридичної особи. Отримавши чек за товар чи послугу, пробитий певною датою, може подати їх у бухгалтерію своєї організації для звіту про витрачені фінанси. Цілком реальною є зустрічна перевірка, в результаті якої з'ясується, що отримані за пред'явленим чеком гроші були оприбутковані не в день отримання, а пізніше.

Особлива ситуація з підприємцями на УСН, які зобов'язані показувати виторг у КУДІР саме в тій датою, коли вона опинилася в касі. Якщо чек на купівлю або послугу вибито сьогодні, а Z-звіт по ньому збираються зняти лише завтра, то в КУДІР вийде невідповідність: доведеться вказати сьогоднішній чек ще не знятою «зіткою», відповідно до якої чеки будуть уже вчорашніми.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Поодинокі випадки несвоєчасного зняття звіту з гасінням можуть пройти безкарними: адже їх причиною можуть бути й технічні неполадки, це можна відобразити в пояснювальній записці. Важливо не допускати, щоби такі випадки стали постійною практикою.

Санкції та штрафи за порушення зняття зет-звіту

Виявлені податковою перевіркою порушення Z-звітності можуть призвести до серйозних штрафів для керівництва організації.

Відсутність однієї чи кількох «зеток» – це порушення ст.19.7 КоАП РФ, оскільки за фактом це – ненадання представникам державних органівнеобхідних відомостей.

За це посадові особи можуть бути оштрафовані на суму від 300 до 500 руб., А юридичні - у десятиразовому розмірі.

Якщо податківці вважатимуть, що неоформлені Z-звіти є непокора вимогам наглядового органу (ст. 19.4 КоАП РФ), то штраф може бути виписаний у сумі від 1000 до 2000 крб.

Зняття z-звіту – обов'язкова процедура та одна з основ касової дисципліни. Зразок документа, його призначення та інші важливі моменти – це прямо зараз.

Цей документ є основним підсумковий чек, який кожен касир, який здає зміну, повинен виводити з касового апарату. Важливо розуміти, що він підбиває підсумки і завжди обнулює всі дані, тому після цієї операції жодні касові дії (формування, повернень, анулювання тощо) провести буде неможливо.

Тому якщо потрібно провести виміри поточних показань, то знімається так званий x-звіт, який, по суті, нічим не відрізняється від z, проте він не призводить до обнулення. Таким чином, головне призначення його в наступному:

1. Це основне джерело інформації щодо зміни, яку касир завжди заносить до касової книги.
Відповідно, дані в касовій книзі та z-звіті завжди повинні точно відповідати один одному, а сама роздруківка завжди прикладається до кожного запису (тобто кожну зміну).

Усі зібрані дані після зняття результату фіксуються в так званій фіскальній пам'яті касового апарату. Вони повинні зберігатися там протягом щонайменше 30 календарних днів. Зазвичай, вони зберігаються протягом 1,5-2 місяців.
Відображення всіх торгових операцій, які були проведені за торговельну зміну: не лише прибуткові (при купівлі), а й видаткові (повернення коштів), а також анулювання (наприклад, при помилковому введенні окремих позицій касиром).
Розрахунок всіх підсумків про виручку за зміну, обґрунтування даних.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Обнулення всіх даних відбувається у кінці кожної зміни. Також це технічно необхідно у разі перереєстрації касового апарату, проведення планових та позапланових ремонтних робіт, а також у випадках, коли знадобиться змінити фіскальну пам'ять.

Різновиди

Існує 4 основні види цього документа:

Основний– це власне головний звітний чек, який і потрібно знімати не рідше ніж раз на 24 години. Якщо не здійснити цю операцію, то каса блокується, тому ніякі дії з її допомогою буде вже неможливо. До того ж систематичне порушення регулярного зняття – це основу адміністративної відповідальності (штрафи становлять від 4000 до 50 000 рублів).
По відділах– рішення про надання такої звітності приймають уповноважені особи (наприклад, менеджери відділів чи старші касири). Немає потреби робити це щодня. Тому, як правило, така операція проводиться раз на місяць, при здачі звітності та підбитті підсумків по кожному відділу в магазині. Після зняття обнулюються всі відомості щодо них.
По касирах –такі звіти теж одержують не щодня, а при необхідності, відповідно до внутрішнього розпорядку. У ньому нерідко відображається прізвище продавця, але навіть якщо такої інформації немає, кожна система «пам'ятає», скільки операцій на апараті здійснив конкретний співробітник. Щоб обнулити всі ці відомості та отримати дані, застосовують саме цей різновид z-звіту.
Зрештою, по товарах– така операція дозволяє обнулити відомості щодо операцій з конкретними товарами(Послугами) або групою товарів. Подібні системи стоять далеко не на всіх касових апаратах. Як правило, необхідність отримання цих даних виникає у великих магазинах (наприклад, перед інвентаризацією).

Як зняти

Документ завжди знімається наприкінці кожної зміни. тобто повинен зніматися з апарата не рідше ніж раз на 24 години, при цьому:

Якщо йдеться про вихідний та/або святковий деньКоли компанія офіційно не працювала, нічого не знімається і ніяких записів у звітні документи не робиться.
Якщо у цей день не було здійснено жодних торгових операцій (а офіційно і за фактом він вважається робітником у компанії), результат все одно знімається. Він вийде з нульовими показниками, але все одно зберігається у звіті. При цьому касир проставляє прочерки за весь день у журналі, який він веде щодня, а записи у касовій книзі взагалі не провадяться.

Технічно сформувати звіт – це натиснути одну або кілька кнопок на касовому апараті. Конкретний алгоритм залежить від виду пристрою. На відео показаний один із прикладів (на АМС 100К).

Подібні вимоги можна розглядати тільки для випадків, коли касовий апарат був включений. Тобто якщо протягом усієї зміни його було вимкнено, немає необхідності знімати z-звіт, адже торгових операцій не було, і вони не передбачалися (наприклад, у цей день компанія здійснювала переїзд та спочатку не планувала займатися продажами).

У ньому повинні відображатися всі відомості щодо руху грошових коштів у касовому апараті протягом усієї зміни (як готівкові, так і безготівкові операції):

прибуткові операції (власне продажу);
анульовані – (коли касир набрав позиції, але потім із якихось причин покупка не відбулася) – по суті, це нульові чеки;
операції на повернення, коли покупець повернув покупку (або послуга не була надана з якихось причин), внаслідок чого знадобилося повернути готівку, банківську карткуабо спеціальну картку повернення залежно від умов організації;
загальні суми за зміну (наростаючим результатом).

Зразок з розшифруванням кожного запису наведено нижче.

Як правило, зовнішній вигляддокумент відрізняється залежно від конкретних типів касових апаратів. Однак на змісті інформації це практично не відбивається. Далі наводяться кілька найпоширеніших прикладів.

Z-звіт в онлайн-касах

Останні зміни у федеральному законодавстві передбачають поступовий перехід практично всіх ІП та юридичних осібна онлайн-каси: з 1 липня 2017 року вже припинено використання касової техніки колишніх зразків, але чи діє звільнення від цього правила для окремих організацій. Рівно за рік, тобто. З 1 липня 2018 року на онлайн-каси переходять практично всі юридичні особи.

Тому всі основні правила касової дисципліни зберігаються в повному обсязі і для цього виду касової техніки, а саме:

необхідно і далі знімати z-звіт наприкінці кожної касової зміни;
касова книга також потрібно продовжувати вести за загальними правилами.

Відповідно, діють самі заходи відповідальності, якщо подібний обов'язок ігнорується. Суми штрафів подано у таблиці.

Однак є принаймні дві особливості, які відрізняють z-звіт для онлайн-кас від традиційних апаратів:

немає обнулення даних – тобто. після складання підсумкової звітності за день попередні значення повністю зберігаються;
також у фіскальній пам'яті пристрою не фіксуються підсумкові результати.

А з іншого боку, передача звіту до контролюючого відділення податкової інспекції здійснюється автоматично та відбувається миттєво, як тільки зміну було здано. Навіть якщо представники податкової з якихось причин «забудуть» підтвердити отримання звіту, система направить його ще раз, про що повідомить працівника: «Повторне надсилання звіту».

Таким чином, між зеткою для нових онлайн-кас і звітами звичайної касової техніки є як подібності, так і відмінності, які наведено в таблиці.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. У практиці застосування онлайн-кас основний підсумковий документ отримав назву звіту про закриття зміни. По суті, це той самий z-звіт, оскільки їх зміст та функції збігаються.

Якщо звіт втрачено або не отримано

Втрата у зв'язку з несумлінним виконанням обов'язків касиром, а також може взагалі не продрукуватися, наприклад, якщо є технічні неполадки із самим касовим апаратом або у випадках непередбаченого відключення електроенергії. Іноді буває, що чек зіпсований, і окремі його частини не читаються (наприклад, залитий фарбою).

Незалежно від конкретної причини порядок дій у цьому випадку буде таким:
Спочатку необхідно скласти письмовий акт про втрату. Документ підписують старший касир, сам касир, бухгалтер та представник адміністрації.
Касир, який відповідав за проведення касових операцій та заповнення звіту у цю зміну, складає пояснювальну, навіть якщо його безпосередньої вини в інциденті не було.
Потім потрібно викликати фахівця, який обслуговує апарат, та попросити сформувати фіскальний чек за даними ЕКЛЗ
Цей документ прикладається замість звіту до касової книги.

Якщо звіт знято із запізненням

У разі зняття звіту наступного дня важливо з'ясувати причину. Як показує практика, представники податкової інспекції ставиться лояльно, якщо такі інциденти виникали одноразово. Однак за систематичного зловживання призначаються штрафи.

Тому найголовніше – скласти акт щодо цього інциденту, запитати пояснювальну у відповідального касира та зберігати ці документи на випадок перевірки. А до касової книги слід додати z-звіт, знятий наступного дня.

Декілька помилок

На практиці існує думка, що подібний документ практично гарантує повну відповідність даних щодо готівки в касі, операцій, проведених безготівково, про поворотні та скасовані (анульовані) чека, тому можна просто простежити весь оборот фінансових рухів за допомогою підсумкового чека.