Чи не втратите.Підпишіться та отримайте посилання на статтю собі на пошту.

Електронна пошта залишається одним із основних інструментів ділової (і не тільки) комунікації у цифрову епоху. І оскільки робота з нею може займати значну частину трудового днядуже важливо організувати її ефективно. Як це зробити? Скористайтеся такими універсальними порадами, відшліфуйте їх під свої завдання та підвищуючи свою продуктивність.

Вивчіть функціонал

Більшість сучасних поштовиків мають досить гнучкі та детальні налаштування, що дозволяють вийти за рамки звичного надсилання/отримання листів. Якщо точніше – допомагають зробити використання набагато зручнішим та значно розширити функціонал. Наприклад, у налаштуваннях Gmail можна ввімкнути гарячі клавіші, що спрощує роботу та зберігає час. Але багатьма вони не застосовуються, найчастіше через незнання. Тому оптимізацію роботи з електронною поштою варто починати саме зі знайомства із функціоналом сервісу.

Режим та частота роботи

Створіть індивідуальний режим роботи з поштою та дотримуйтесь його. Краще це робити з ранку (а також перед завершенням трудового дня), але починати варто не з перевірки листів, а з виконання якогось пріоритетного завдання або . Час на читання та відправлення e-mail потрібно обмежити та намагатися дотримуватися цих рамок. Після завершення – закривайте клієнт та не повертайтеся до нього, перевіряючи нові вхідні. Працюючи з поштою, займайтеся лише нею, не відволікайтеся інші завдання. Також пам'ятайте, що серфінг за посиланнями з e-mail легко може перетворити процес обробки на пастку часу. Тому часто рекомендують під час роботи з поштою використовувати спеціальні поштові клієнти (наприклад, Outlook).

Використовуйте різні пошти

Краще мати кілька електронних ящиків для різних цілей. Використовуйте кілька адрес для робочого та особистого листування, для реєстрації на сайтах і підписок на розсилки матеріалів, що вас цікавлять. Це правильно з точки зору цифрової безпеки та стане первинним фільтром листів, який дозволить під час роботи зосередитися саме на потрібній кореспонденції.

Що при цьому також важливо – обробляти пошту з різних адрес можна в одному сервісі, не перемикаючись між різними поштовиками. Наприклад, у Gmail можна налаштувати переадресацію з інших поштових скриньок. Надайте їм відповідні ярлики та обробляйте у виділений для кожного час.

Оптимізуйте роботу з поштою

Ось конкретні кроки:

1. Фільтруйте листи, створюючи різні папки. Розбивайте вхідні папки в залежності від цілей і завдань, які стоять перед вами, а також від потрібних дій. Обробляйте відразу ті листи, відповідь на які займе у вас не більше кількох хвилин. Заведіть спеціальну папку для листів, відповісти на які необхідно пізніше та розробіть графік роботи з нею.
2. Використовуйте шаблони.Підпис з контактними даними можна налаштувати функціоналом поштової скриньки. Якщо ви надсилаєте багато однотипних повідомлень – напишіть для них шаблони і просто копіюйте їх у майбутньому. Також існують програми, що дозволяють створювати і подальшій роботіна комп'ютері використовувати сніпети – спеціальні скорочення та абревіатури, вводячи які, ви отримуєте раніше наданий ним текст. Вони також сприяють економії часу та підвищують зручність.
3. Зазначайте важливі листи відповідними маркерами.Це спростить навігацію та зробить роботу більш структурованою.
4. Застосовуйте правило 5 пропозицій. Відповідаючи та складаючи листи, будьте гранично короткі та зрозумілі. Якщо це можливо – намагайтеся вкластися у 5 пропозицій.
5. Використовуйте гарячі клавіші. Повертаємося до пункту номер 1. За допомогою клавіатурних скорочень немає потреби відволікатися на керування за допомогою миші. Запам'ятайте їх і у глобальній перспективі ви заощадите значну кількість часу.
6. Видаляйте та архівуйте. Більшість користувачів електронної пошти після прочитання листа залишають його у вхідних. Але для тих, хто працює з величезною кількістю кореспонденції, такий підхід буде не зовсім ефективним. Краще користуватися правилом "1 e-mail = 1 дія". Воно означає, що після прочитання листа ви повинні відповідним чином на нього відреагувати – відповісти та архівувати, видалити, перемістити у відповідну папку та відповісти пізніше тощо.
7. Користуйтеся пошуком. Поштові сервіси мають відмінний вбудований пошук, завдяки якому, ви легко можете знайти цікавий для вас лист за такими критеріями як відправник, тема, зміст, маркування, прикріплені файли. Це значно простіше, ніж шукати вручну необхідний e-mail.
8. Не використовуйте мобільні версії та сповіщення. Без потреби не встановлюйте оповіщення та додатки поштових сервісів на свій смартфон. Не варто зайвий раз, якщо робота з поштою для вас не є одним з основних інструментів, не має масового характеру і не вимагає миттєвої реакції. Та й друкувати з телефонної клавіатури менш зручно.

Використовуйте органайзери

Обробляючи пошту, тримайте напоготові тижневик/Google Календар/To-Do List або будь-яке інше подібне ПЗ та з листів до них. Таким чином краще обробляти кореспонденцію з постановкою завдань, а також містить інформацію про зустрічі та заходи. У результаті ви нічого не забудете, у потрібний час отримаєте повідомлення і, крім того, позбавите себе необхідності повертатися до повторного читання.

Виробіть з колегами правила роботи з електронною поштою

При листуванні уникайте непотрібної бюрократичної метушні. Якщо у вас є питання, а людина, якій вона адресована, знаходиться в сусідньому кабінеті – зайдіть та уточніть відповідь особисто. Або зателефонуйте. Загалом – краще завжди визначати коло питань, вирішення яких вимагає надсилання пошти. В інших випадках краще не зловживати можливістю, особливо у незначних справах. Це дозволить заощадити час та зусилля і вам, і тим, з ким ви працюєте.

Електронна пошта є найстарішим і досі найпопулярнішим сервісом Інтернету. Це вже потім з'явилися , які вміють буквально все, що вам може знадобитися. Однак стара добра пошта не здається і теж вчиться новим трюкам. У цьому огляді ви дізнаєтеся про кілька незвичайних дій, які можна здійснювати за допомогою своєї поштової скриньки (…with a little help from my friends).

Отже, за допомогою електронної пошти можна…

Створити веб-сторінку

Чи отримали цікавий лист, який хочете показати всім охочим? Зовсім не обов'язково пересилати його цілою купою народу електронною поштою. Достатньо просто відправити його на адресу [email protected] , і воно перетвориться на симпатичну веб-сторінку, яку відразу можна розшарити в Twitter, Facebook, Google+ або іншим зручним вам способом.

Створити пост у блозі

Дуже багато популярних блогоплатформ, у тому числі Blogger, WordPress, Tumblr, дозволяють створювати пости за допомогою відправки листа електронною поштою. У цьому випадку тема стає заголовком, а тіло листа — змістом посту.

Для активації цієї функції відкрийте налаштування свого блогу, дозвольте створення повідомлень на основі електронних листів і отримайте свою секретну адресу електронної пошти, на яку вам і потрібно надсилати повідомлення.

Конвертувати файли, картинки, документи у різні формати

Вам необхідно перетворити один формат файлу на інший, а потрібної програми на комп'ютері немає? Тоді скористайтеся своєю електронною поштою та надішліть цей файл на адресу [email protected] , де слово format необхідно замінити на назву потрібного розширення. Наприклад, якщо ви хочете документ DOC конвертувати в PDF, слід надіслати цей файл за адресою [email protected]. Через деякий час у листі у відповідь ви отримаєте готовий результат. Приймаються до обробки файли розміром до 1 Мб.

Зберегти будь-яку веб-сторінку

Якщо ви не встигаєте прочитати все цікаві статтів Інтернеті, то їх можна зберігати на своєму пристрої, щоб потім вивчити у вільний час. Робити це зручно у форматі PDF, який є досить компактним і відображається однаково добре на всіх пристроях. Для цього необхідно просто відправити посилання на сторінку, що вас цікавить, за адресою [email protected] . Буквально за кілька секунд прийде повідомлення з вкладенням, що містить потрібну сторінку як електронного документа.

Отримувати нагадування

У Мережі існує безліч різних таймерів, планувальників та інших способів керування своїм часом. Але можна використовувати для цього ваш поштовий сервіс. Просто надішліть листа за адресою [email protected] де слово time слід замінити на потрібний вам інтервал. Наприклад, якщо вам потрібно нагадування через 10 хвилин, лист слід надіслати на адресу 10mins@reminderbaba. Так само можна встановити буквально будь-які часові проміжки, у тому числі повторювані нагадування (раз на тиждень, місяць, рік, у призначений час і ).

Додавати події у ваш календар

Іноді буває, що ви отримуєте електронною поштою важливий лист про певну подію, яку не можна пропустити або забути. Найкраще в цьому випадку поставити собі зарубку в календарі. Gmail має простий спосіб зробити це для Google Calendar, але якщо ви користуєтеся іншою зв'язкою сервісів?

У цьому випадку просто надсилаємо свій лист за адресою [email protected] . Ваш лист буде проаналізовано щодо наявності в ньому дат, і в результаті буде створено відповідну подію в календарі. Але для того, щоб все це запрацювало, необхідно зареєструватися та зробити деякі налаштування на сервісі Super.cc.

Завантажувати файли в Google Drive, Dropbox або OneDrive

Якщо ви зареєструєтеся в сервісі Email It In, то отримаєте спеціальну поштову адресу виду [email protected] . Відправивши на нього лист із вкладенням, ви цим дасте сервісу команду завантажити отриманий файл в одне з ваших файлових сховищ.

Як бачимо, за допомогою електронної пошти можна виконувати безліч цілком нагальних завдань. Іноді це буває набагато зручніше та швидше, ніж переходити на сторінку відповідного сервісу, тому пропонуємо вам взяти ці методи на озброєння.

1:505

Електронною поштою користуються мільйони людей – це зручно, швидко та доступно.

Щоб надіслати електронну пошту Вам необхідний комп'ютер, інтернет, електронна поштова скринька. Для реєстрації поштової скриньки потрібно зайти на будь-який поштовий сервіс (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com та ін.) та заповнити запропоновану форму.

1:1085 1:1095

Отже, Ви завели пошту і тепер Вам потрібно комусь написати. Як надіслати листа електронною поштою?

1:1294

2:1799

Розглянемо процес надсилання листа електронної пошти з прикладу сервісу Mail.ru. Після реєстрації поштової скриньки Ви потрапите на сторінку, де буде запропоновано папки «Вхідні», «Вихідні» та ін.
Знаходимо кнопку "Написати" і клацаємо по ній.
Перед Вами з'явиться бланк листа та поля «Кому» та «Тема».
У полі «Кому» вводимо адресу електронної пошти одержувача, наприклад, якщо Вам потрібно надіслати листа кільком одержувачам, введіть через кому адреси одержувачів. Щоб не заповнювати адреси вручну, можна використовувати функцію «Адресна книга», яка знаходиться в рядку «Кому». Натискаємо на підкреслене слово «Кому», і Вам відкривається список адресатів (якщо Ви попередньо зберігали їх у записнику вашої поштової скриньки). Ставимо галочку з потрібним ім'ям або іменами та натискаємо «Додати вибрані».
У найбільшому полі пишемо текст листа. Можна змінити колір тексту, розмір шрифту, вставити посилання або смайлики. Для цього виділяємо текст і натискаємо одну з кнопок розташованих над полем введення повідомлення.
Заповнивши всі поля, клацаємо кнопку «Надіслати».

2:2114

3:504

Електронною поштою можна надсилати не лише листи, але текстові документи, звукові та відео файли, картинки та фотографії.

3:747 3:757

Як надіслати фото електронною поштою?

3:846

Входимо до пошти, клацаємо по вкладці «написати», заповнюємо рядки «Кому» та «Тема».
У вікні вибираємо папку з фотографією, яку хочете відправити. Наприклад, ваші фото лежать у папці «Фото» на диску D. Натискаємо на вкладку «Мій комп'ютер», клацаємо 2 рази на вкладці «(D:) Локальний диск», потім 2 рази на папці «Фото».
Вибираємо потрібну фотографію та клацаємо по ній 1 раз.
Внизу віконця у рядку "Ім'я файлу" з'явиться назва вибраного файлу.
Клацаємо 1 раз на кнопку «Зберегти» і фотографія починає завантажуватися на сторінку електронного листа.
Після завантаження файлу (зелена галочка під файлом покаже, що завантаження завершено) натискаємо кнопку «Надіслати».

3:2248

4:504

Щоб надіслати фото електронною поштою, потрібно знати обсяг поштової скриньки одержувача. Якщо обсяг обмежений, адаптуйте, тобто. зменшіть розмір фото. Внизу віконця з фото Ви побачите напис «Фото не буде адаптовано до Інтернету Змінити». Клацаємо по кнопці "Змінити". У вікні вибираємо функцію «Стискати великі фото» і клацаємо «Застосувати».

4:1201 4:1211

Як надіслати документ електронною поштою

4:1307

Електронна пошта дозволяє надсилати документи різних форматів: Open Document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблиці Open Office, Microsoft Excel, презентації PowerPoint. Щоб надіслати документ електронною поштою, дотримуйтесь схожих правил надсилання фотографій.
Заповнюємо рядки «Кому» та «Тема».
Клацаємо по кнопці "Прикріпити файл".
У вікні вибираємо потрібний документ і натискаємо «Зберегти».
Клацаємо по кнопці «Надіслати».

4:2112

5:504

Якщо потрібно видалити прикріплений документ, натисніть на червоний хрестик, розташований у верхньому правому куті файлу.

5:732 5:742

Етика електронного листа - як надіслати правильно електронну пошту

5:895

Правила етикету електронного листування чи «етикету» так само важливі, як і правила телефонної розмови чи особистої зустрічі. Надіслати правильно електронну пошту легко, якщо знати кілька простих правил.
Завжди надсилайте лист із заповненим рядком «Тема». Наявність цієї графи допоможе адресату визначити значущість повідомлення та полегшить роботу з електронною кореспонденцією.
Будьте ввічливими. Пам'ятайте про слова вітання та подяки.
Дотримуйтесь правил граматики та пунктуації. Велика кількість помилок можуть сприйняти за вашу некомпетентність і неповагу до адресата.
Використовуйте великі літери лише за необхідності. В електронному етикеті текст, надрукований великими літерами, сприймається як крик.
Пишіть невеликі логічні повідомлення за структурою. Розбивайте текст на абзаци, використовуйте короткі речення. Якщо інформацію не можна скоротити, оформлюйте її як вкладення.
У відповідь на лист цитуйте уривки оригінального повідомлення. Так адресат легше згадає, про що йшлося.
Не надсилайте електронною поштою конфіденційну інформацію, номери кредитних карток. Безпека інформації понад усе.
У ділових листах не використовуйте смайли, яскраве тло та кольорові шрифти.
Наприкінці листа ставте підпис (4-7 рядків). Вона допоможе одержувачу визначити відправника листа та надасть додаткову інформацію (телефон, факс).
Написавши лист, прочитайте його, поставивши себе місце одержувача.

5:3514 5:12

Як надіслати фото електронною поштою

5:103

5:111 5:121

Як витягнути прикріплений файл із електронного листа

5:241

Установки, папки — створення, редагування та видалення

Налаштування, фільтри — автоматичний розподіл листів папок та захист від спаму

Додати поштову скриньку — отримувати листи з інших поштових скриньок через пошту mail

При вході в поштовий сервіс відразу відкривається сторінка з вхідними листами. Швидше за все там будуть вітальні та листи подяки від адміністрації сайту. Щоб відкрити листа, достатньо натиснути на нього лівою клавішею миші. Усі непрочитані листи відзначаються синім кружком, прочитані світлосірим.

Кількість непрочитаних листів вказується поряд зі словом «вхідні», у верхній частині ярлика сторінки та у всіх проектах пов'язаних із сервісом mail (вказані у верхній частині сторінки), наприклад, «мій світ», «однокласники» тощо.

Клацаючи по цих кружечках, можна непрочитані листи позначити як прочитані та навпаки.
У лівій частині листів можна встановлювати прапорець, щоб можна було одну дію застосувати відразу до кількох листів, наприклад, видалити, відправити спам тощо.

Кольоровий значок зазвичай визначається самим сервісом, колір вибирається випадковим чином, і використовується перша літера імені або електронної адреси. Поряд із позначкою пишеться відправник — це або Ім'я та Прізвище, а якщо вони не вказані, тоді лише електронна адреса. Далі йде закладка, клацнувши по ній, вона змінює забарвлення із сіркою на червоне, щоб не забути про важливі повідомлення. Праворуч від закладки текст заголовка листа, якщо заголовка немає, буде вказано, що лист без теми. І в правій частині час або дата отримання листа.

Надіслані листи або вихідні. Зовнішній виглядлисти подібний як і до вхідних листів.
Чернетки — написані, але не надіслані листи.
Спам – небажані листи, зазвичай рекламного характеру. Якщо надіслати листа до спаму, то всі наступні листи від цього автора теж потраплятимуть у спам, минаючи сторінку з непрочитаними листами.
Кошик — сторінка з віддаленими листами.

При подальшому користуванні вхідні листи будуть поповнюватися. На сторінці може поміститися до 25 листів, якщо листів буде більше, з'явиться перехід на інші сторінки. Щоб перейти до старого повідомлення на іншій сторінці, потрібно під повідомленнями знайти посилання-перехід на інші сторінки та вибрати потрібне.

Доступно перейти на 5 сторінку відразу, якщо листів дуже багато, доведеться стрибати через кожні дві сторінки, поки не з'явиться потрібна. При натисканні стрілочки завантажується наступна або попередня сторінка залежно в який бік гортати.

З минулих статей ви дізналися, як зареєструвати електронну пошту. Тепер навчимося нею користуватися. Алгоритм роботи з електронною поштою дуже схожий, тому освоївши основні дії в mail.ru, ви легко зможете керувати вашою поштою і на інших ресурсах.

Тому вчитися будемо на нашій пошті ******@mail.ru. У віконце входу в пошту вводимо ім'я (це логін - той, який ми вигадали при реєстрації латинськими літерами), а потім вводимо пароль. Потім натискаємо кнопку "Увійти" (1к ЛКМ). (Що означає 1к ЛКМ ви можете прочитати у статті "Початок уроків з комп'ютерної грамотності"). Ви потрапляєте у свою пошту, де робочою областю є:

Тут ви бачите робочі папки з назви яких зрозуміло, для чого вони використовуються. Зазначу тільки, що в папці «кошик» містяться всі листи, які ви видалили. Для того щоб відкрити будь-яку папку, ви підводите до назви папки мишкою, і натискаєте 1к ЛКМ. Після цього папка відкриється, і ви побачите листи. Також у робочій області відображаються нові листи. Якщо вам надійшов лист, і ви його ще не прочитали, воно буде відображатися в стовпці нових листів. У стовпці "всього" вказано загальну кількість листів у кожній папці. Зараз у вас у папці «вхідні» 2 нових листи, які ви отримали від адміністрації ресурсу mail, коли реєструвалися. При цьому ви можете бачити тему листа та автора листа. Якщо поряд на рядку листа стоїть знак скріпки, це означає, що лист містить вкладений файл. Щоб прочитати лист, наведіть курсор на тему листа і натисніть на ньому (2к ЛКМ). З кожним листом можна виконати низку дій: відповісти на лист, переслати чи видалити. Щоб видалити лист виділіть його галочкою, і натисніть кнопку «видалити». При цьому лист у вас потрапляє до папки «кошик». Якщо ви вирішите, що видалили листа випадково, ви можете відновити його з кошика.

А тепер дізнаємося, як написати листа електронною поштою. Для цього натисніть на слова «написати листа» 1к ЛКМ. Вам відкрилася форма листа. У цю форму ви повинні ввести електронну адресу того, кому ви надсилаєте лист. Наприклад, введіть (це електронна адреса нашого сайту) Тобто, щоб надіслати листа, ви повинні знати електронну адресу. Якщо ви захочете, щоб вам написали лист, необхідно повідомити його тому, від кого ви чекатимете листа. Електронна адреса– це логін, який ми вигадували під час реєстрації, та приставка того ресурсу, в якому ми реєструвалися. Тобто якщо ви ввели логін uzervali при реєстрації в mail.ru, то наша пошта матиме вигляд Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. У вас має бути включений JavaScript для перегляду.. (Зауважу, що знак "@" - звучить, як слово "собака"). У полі листа пишете те, що хочете повідомити одержувачу. І наприкінці натисніть кнопку «надіслати».

Якщо вам необхідно прикріпити який-небудь файл (фото, документ і т.д.), то натискаємо на кнопку «прикріпити файл». Вам відкривається вікно, в якому ви вибираєте шлях до файлу, який необхідно прикріпити (я прикріплюю фото). Вибравши файл, потрібно натиснути "відкрити". Тепер йде завантаження, і якщо ви все зробили правильно, то в листі з'явиться таке поле:

Прикріпити можна кілька фото, але їхній загальний об'єм не повинен перевищувати 30 Мб. Після прикріплення файлу, ми також натискаємо «надіслати». (що таке розмір файлу і як його побачити ви можете дізнатися, прочитавши статтю Властивості файлів і папок.

Як поштою додавати адреси, як відповідати на листи, як їх пересилати - про це ми поговоримо в наступних статтях.